Запись на экскурсии в Дальневосточном художественном музее ускорили втрое

Время записи на экскурсии в Дальневосточном художественном музее сократилось втрое — с 30 до 10 минут. Это стало возможным благодаря участию учреждения в президентском нацпроекте «Эффективная и конкурентная экономика» и помощи Регионального центра компетенций в сфере производительности труда (РЦК).

Проект стартовал осенью прошлого года. На этапе диагностики выяснилось, что более 70% заявок на мероприятия поступало по телефону, а учёт вёлся вручную. Эффективность процесса составляла лишь 53%.

За полгода рабочая группа разработала комплекс мер: внедрено единое цифровое окно для доступа сотрудников к актуальной информации в онлайн-режиме, созданы скрипты обработки звонков, запущена онлайн-запись на сайте музея и QR-коды на афишах для прямой покупки билетов.

«Всё это помогло ускорить процесс записи на экскурсии в 3 раза — с 30 до 10 минут, доля электронных билетов по отношению к бумажным выросла на 3%, время доступа сотрудников к актуальной информации сокращено на 90%», — отметила эксперт РЦК Александра Меркушева.

Также в рамках проекта разработаны ключевые формы договоров партнёрской поддержки, внедрена электронная канбан-доска для визуального контроля проектов, система 5С на рабочих местах и матрица компетенций для подготовки взаимозаменяемых специалистов. Эксперты РЦК подготовили программу маркетингового продвижения музея на полгода.

«Благодаря участию в проекте наши представления о том, что такое бережливое производство и как его внедрить в музее, кардинально изменились. Что особенно важно — в процессе совместной работы мы, во-первых, посмотрели на себя со стороны. Во-вторых, эта совместная работа очень сплотила тех, кто непосредственно общается с публикой и тех, кто находится «в закулисье» музея. Сейчас важно, чтобы эта связь между сотрудниками, между теорией и практикой не распадалась, и дальше мы все эти процессы продолжали развивать», — подчеркнула генеральный директор музея Наталия Толстая.

В музее создан проектный офис, обучен внутренний тренер по бережливым технологиям, утверждён план тиражирования на 2026 год. Ближайшие процессы для оптимизации — движение первичных бухгалтерских документов и закупочная деятельность.

Проект по оптимизации процессов в социальных учреждениях реализуется в Хабаровском крае с 2024 года в рамках поручения президента. К 2030 году бережливые технологии должны внедрить все учреждения социальной сферы страны.